🏗️ Die Trägerschaft in TargetSync — Tipps & Tricks für Betriebskommissionen

Wie aus dem Ordner des Präsidenten eine Zentrale wird, die auch der Kassier findet.

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Warum du dieses Dokument liest

Du sitzt in der Betriebskommission eines Trägerschaftsvereins. Das heisst: Drei Vereine, drei Anlagen, eine Gemeinde, die zahlt und Fragen stellt — und du bist die Person, die abends im Ordner blättert, wann die Leistungsvereinbarung eigentlich neu verhandelt werden muss. Reparaturbelege kommen vom Standwart über den Vereinskassier zu dir, mit einem Post-it «bitte erstatten».

TargetSync gibt der Trägerschaft eine eigene Zentrale: Anlagen, Vereine, Vereinbarungen, Beleg-Eingang, Kasse, Kommission, Personen & Ämter, Protokoll. Alles mit denselben Werkzeugen, die eure Kassiere und Standwarte aus dem Verein schon kennen — nur eben eine Etage höher.

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🧭 Was haben wir hier? Das Menü der Trägerschaft

Du erreichst die Trägerschaft über den Organisationswechsler (oben links) — sie erscheint dort in Teal, damit niemand versehentlich im Verein statt in der Trägerschaft bucht.

Menüpunkt	Was du dort machst
Übersicht	Beleg-Eingang (offen), Bezahlt im laufenden Jahr, Anlagen & Kosten je Anlage, laufende Vereinbarung, Nutzer-Vereine
Beleg-Eingang	Belege, die Vereine zu Lasten der Trägerschaft weitergeleitet haben — bezahlen oder zurückweisen
Kasse & Konten	Die Kasse der Trägerschaft: Konten, Journal — dieselbe Kasse wie im Verein
Anlagen	Gobenmatt, Plättli, Hagenbuchen … mit Distanzen, Adresse, Notizen, aktiv/inaktiv
Vereine (Nutzer)	Welche Vereine gekoppelt sind und welche Anlagen sie als Haupt- oder Mitnutzer brauchen
Vereinbarungen	Leistungsvereinbarung mit der Gemeinde (und andere Verträge) als Datensatz mit Fristen und Dokumenten
Betriebskommission	Übersicht & Sitzungen, Kommissions-Chat, Themen & Protokolle — der Vorstands-Baukasten, nur für die Kommission
Personen & Ämter	Präsident/in, Kassier/in, Anlagewart/in … wer ist wer, mit automatisch passenden Rechten
Protokoll	Jede Änderung an Anlagen, Vereinbarungen, Dokumenten, Personen und jeder Beleg-Entscheid

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🚀 Die Einrichtung: In dieser Reihenfolge, dann klappt's

1. Anfrage — aus dem Verein oder von der Landingpage

Der Vereins-Admin startet im Vereins-Profil die Anfrage «Trägerschaftsverein / Genossenschaft» (oder jemand füllt das Formular auf targetsync.space/traegerschaft aus). Das HQ legt die Trägerschaft an, koppelt die Vereine und lädt die Funktionäre ein. Auf Wunsch übernimmt der Einrichtungs-Service alles Weitere — und übergibt am Schluss an eure Leitung (dazu unten mehr).

2. Anlagen erfassen

Anlagen → Neue Anlage: Name («Gobenmatt»), Distanzen («300 m» oder «25/50 m»), Adresse, Notizen («Kugelfang saniert 2023, Schlüssel bei …»). Tipp: Die Notizen sind das Gedächtnis der Kommission — schreib rein, was der nächste Anlagewart wissen muss.

Eine Anlage kann inaktiv gesetzt werden (z. B. während einer Sanierung): Sie verschwindet dann aus der Beleg-Weiterleitung, bleibt aber mit ihrer Geschichte erhalten. Deaktivieren und Löschen verlangen einen Grund — das Protokoll will es so.

3. Vereine zuordnen

Vereine (Nutzer): Jeder gekoppelte Verein bekommt seine Anlagen — als Hauptnutzer (die Feldschützen auf der 300-m-Anlage) oder Mitnutzer (Sport- und Pistolenschützen teilen sich die 25/50 m). So weiss später jeder Beleg, zu welcher Anlage er gehört.

4. Personen & Ämter

Hier gibt es Ämter statt Rollen-Kauderwelsch: Präsident/in, Vizepräsident/in, Kassier/in, Aktuar/in, Beisitzer/in, Anlagewart/in, Bauchef/in, Schiessplatzchef/in, Revisor/in, Mitglied Betriebskommission — und «Verwalter/in (nur Technik)» für jemanden, der Personen und Einstellungen pflegt, ohne Kommissions-Amt.

Die Rechte ergeben sich aus dem Amt: Die Kassierin darf in die Kasse, der Anlagewart sieht die Standwart-Werkzeuge, die Präsidentin ist automatisch Verwalterin. Weitere Verwalter schaltest du per Schalter frei. Personen kommen per E-Mail dazu: Wer TargetSync schon nutzt, bekommt eine Einladung; wer neu ist, ein Schattenprofil mit Claim-Link.

5. Vereinbarungen und Dokumente

Vereinbarungen → Neu: Partner («Gemeinde Arlesheim»), Kontakt, Titel, Gültig ab/bis, Beitrag pro Jahr, Neuverhandlung am, Fristen-Hinweis («Zusatzarbeiten bis April des Vorjahres anmelden»), Zweckbindung / Regeln, Link zum Dokument, Notizen.

Dokumente (der unterschriebene Vertrag als PDF) lädst du direkt an die Vereinbarung. Sie liegen im privaten Bereich und werden nur an Personen mit Zugriff ausgeliefert — nie in einem öffentlichen Ordner. Nachträgliche Änderungen an einer Vereinbarung verlangen einen Grund («Beitrag gemäss Gemeinderatsbeschluss vom 12.03. angepasst») — so bleibt nachvollziehbar, warum die Zahl anders ist als letztes Jahr.

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📥 Der Beleg-Eingang: Wo die Reparatur landet, ohne Post-it

Das Herzstück. So läuft ein Beleg:

1. Im Verein erfasst der Standwart eine Reparatur oder Wartung — wie immer. Ist der Verein gekoppelt, sieht er ein zusätzliches Feld «Zu Lasten von»: Verein (Standard) oder Trägerschaft, optional mit Anlage.
2. Der Beleg erscheint bei euch im Beleg-Eingang. Der Vereinskassier sieht ihn nur noch informativ («Bei der Trägerschaft») — er kann ihn weder genehmigen noch bezahlen. Kein Vorschiessen mehr.
3. Eure Kassierin entscheidet:
   • Bezahlen → Ausgabe-Buchung auf ein Konto der Trägerschaft, Beleg auf «bezahlt», Glocke an den Einreicher. Die Buchung trägt den Beleg-Link, das Journal stimmt.
   • Zurückweisen → mit Begründung (Pflicht, mindestens ein Satz). Der Beleg landet wieder beim Vereinskassier mit dem Vermerk «Von … zurückgewiesen: …» — der Verein entscheidet neu. Nichts geht verloren.

Wichtig, damit niemand enttäuscht ist: Es fliesst kein Geld automatisch zwischen Verein und Trägerschaft. Nur der Beleg wandert; die Trägerschaft zahlt die Rechnung selbst aus ihrem Konto. Genau wie in echt — nur ohne Post-it. Hat ein Verein die Rechnung vorgestreckt, steht das am Beleg («Erstattung an Verein»), die Überweisung macht ihr wie bisher.

Die Übersicht zeigt dir Anlagen & Kosten je Jahr: bezahlte Belege pro Anlage, offene im Eingang. Wenn die Gemeinde fragt, was der Kugelfang gekostet hat, ist das eine Zahl, kein Abend.

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🧑‍🤝‍🧑 Die Betriebskommission: Sitzungen, Chat, Protokolle

Der Vorstands-Baukasten aus dem Verein gehört auch der Kommission: Übersicht & Sitzungen (Termine, Zusagen), Kommissions-Chat (statt WhatsApp-Gruppe mit drei Vereinen), Themen & Protokolle (Traktanden, Beschlüsse, wer macht was bis wann). Der Unterschied zum Verein: Hier sitzen nur die Leute aus «Personen & Ämter».

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🔐 Deine Daten gehören dir — und der Einrichtungs-Service

Zwei Dinge, die zusammengehören:

• Support-Zugang nur mit Opt-in. Der TargetSync-Support kommt nicht in eure Trägerschaft, ausser ihr gebt ihn frei — befristet (24 Stunden bis 90 Tage), jederzeit widerrufbar, jeder Zugriff protokolliert. Die Freigabe-Karte findet ihr unter Personen & Ämter.
• Einrichtungs-Service mit Übergabe. Lasst ihr uns die Trägerschaft einrichten, sind wir währenddessen Verwalter. Wenn alles steht, stossen wir die Übergabe an die Leitung an: Eure Präsidentin bekommt beim nächsten Öffnen des HQ eine Frage, die sich nicht wegklicken lässt — Soll der Support weiterhin (befristet) Zugang haben, oder nicht? In beiden Fällen endet unsere Mitgliedschaft. Ab dann gehört die Zentrale euch, und das Protokoll zeigt es.

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🧾 Das Protokoll: Vergisst nichts, verzeiht alles

Jede Anlage, Änderung und Löschung an Anlagen, Vereinbarungen, Dokumenten und Personen sowie jeder Beleg-Entscheid landet im Protokoll — feldgenau («Beitrag pro Jahr: 38'000 → 40'000»), mit Person, Zeit und, wo verlangt, dem Grund. Eine Vereinbarungs-Karte zeigt zusätzlich ihre eigenen Einträge. Wenn der Revisor fragt, warum die Zahl anders ist: aufklappen, vorlesen, fertig.

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🔗 Wer hängt an euren Daten?

Wer	Was er von euch bekommt
Vereinskassiere	Klarheit: weitergeleitete Belege sind nicht mehr ihr Problem, zurückgewiesene kommen mit Begründung
Standwarte	Ein Feld «Zu Lasten von» statt einer Mail an drei Leute
Die Gemeinde	Bezahlte Kosten je Anlage und Jahr, Vereinbarung mit Fristen — aus der Übersicht statt aus dem Ordner
Der Revisor	Ein Protokoll, das jede Zahl erklärt
Eure Nachfolger	Eine Kommission, die man in einer Sitzung übergeben kann

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⚡ Die fünf Kommissions-Gebote (für die Rückseite der Traktandenliste)

1. Erst Anlagen, dann Vereine, dann Personen — in dieser Reihenfolge weiss jeder Beleg, wohin er gehört.
2. Zurückweisen immer mit Satz, nicht mit Wort — der Vereinskassier muss verstehen, warum.
3. Vereinbarung als Datensatz, Vertrag als Dokument — Fristen gehören ins Feld «Neuverhandlung am», nicht ins Gedächtnis.
4. Grund angeben, wenn das System danach fragt — es fragt nur, wo es später jemand wissen will.
5. Übergabe annehmen — wenn die Einrichtung fertig ist, gehört die Zentrale der Leitung, nicht dem Support.

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🚧 Was noch kommt (ehrlich)

Budget und Mehrjahresplanung, der Auszug für die Gemeinde als PDF, der Belegungsplan je Anlage und Erinnerungen an die April-Frist stehen auf der Liste — nach den Rückmeldungen der ersten Trägerschaften. Bis dahin: Alles, was in diesem Dokument steht, ist drin.

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Und wenn dich an der GV jemand fragt, was die Betriebskommission eigentlich macht: «Wir betreiben drei Anlagen für drei Vereine mit einer Kasse, einem Vertrag und einem Protokoll, das alles erklärt.» Früher hätte das ein Ordner gesagt — heute sagt es das HQ. 🎯