🗳️ GV planen & Anträge verwalten

Hier laufen zwei Dinge zusammen: die Anträge der Mitglieder an die Generalversammlung (sichten, diskutieren, traktandieren) und der GV Planer, mit dem der Vorstand die nächste GV gemeinsam vorbereitet. Ziel: Einladung, Traktanden, Beilagen, Rückmeldungen und Protokoll an einem Ort, und jedes Vorstandsmitglied kann jederzeit seinen Teil erledigen.

Die Reiter

• Offen: neue Anträge. Lesen, intern kommentieren, dann Status setzen: traktandieren oder mit Begründung ablehnen.
• Traktandiert: kommt an die nächste GV. Diese Anträge holt sich der GV Planer automatisch ins Traktandum «Anträge».
• Abgelehnt: vom Vorstand abgelehnt, die Begründung sieht das Mitglied.
• GV Planer: siehe unten.
• Archiv: an der GV angenommen oder gescheitert.

GV Planer: so geht ihr vor

1. Neue GV anlegen: Nummer (z. B. 152), Datum, Traktanden-Vorlage (Vereinsvorlage, wie die letzte GV oder Standard). Das geht Monate im Voraus, der Planer darf lange offen bleiben. «Wie die letzte GV» übernimmt auch die Ämterliste mit den Namen.
2. Stammdaten: Datum und Uhrzeit, Ort und Saal, Anrede und Einleitungssatz der Einladung, Frist für die An-/Abmeldung und das Berichtsjahr: Die GV im Frühling 2027 behandelt das Jahr 2026, also beziehen sich Kasse, Kurse, Auszeichnungen und Mutationen auf 2026, Meisterschaften und Jahresprogramm auf 2027. TargetSync schlägt das Jahr vor, ihr könnt es ändern.
3. Traktanden durchgehen. Jedes Traktandum hat:
   • eine zuständige Person aus dem Vorstand (bekommt eine Glocke) und einen Stand (Offen, In Arbeit, Bereit) mit Datum «vorbereitet bis»,
   • einen Vermerk (z. B. «wurde elektronisch versandt») und einen freien Text für die Einladung,
   • Unterpunkte (14.1, 14.2 …),
   • Live-Daten aus TargetSync (nur bei den Traktanden, die welche brauchen; die Art steht fest): «Laden» drücken, Zeilen abwählen, mit den Pfeilen ordnen, mit der Sprechblase eine eigene Überschrift oder einen Kommentar zur Zeile schreiben. Geladene Zeilen bleiben im Traktandum gespeichert, der ganze Vorstand sieht sie; «Neu laden» holt den aktuellen Stand. Mit der Einladung werden die Zeilen eingefroren, damit sie später noch stimmen.
   • eine Ämterliste (nur beim Traktandum Wahlen): Amt, Person oder Personen (aus den Mitgliedern oder extern mit Namen), Status bestätigt, Wiederwahl, Neuwahl oder vakant, dazu eine Notiz. Die Standardämter sind vorbefüllt mit den Personen, die in TargetSync die passende Rolle haben (Aktuar, Kassier, Schützenmeister, Jungschützenleiter, Standwart, Munitionswart); alles lässt sich umbenennen, ergänzen, löschen, verschieben. Wer eine Homepage bei TargetSync pflegt, kann die Namen auch mit «Aus Homepage übernehmen» holen.
   • einen Bericht (z. B. Jahresbericht): als Text direkt im Planer schreiben und/oder als Datei anhängen. Die Datei wird automatisch Beilage der Einladung, der Text steht im Protokoll. Mit dem Schalter «Nur meine» sieht jedes Vorstandsmitglied seine eigenen Traktanden. Reihenfolge mit den Pfeilen, Traktanden hinzufügen oder entfernen, «Als Vorlage» merkt sich die Liste für die nächste GV.
4. Beilagen: Dateien hochladen oder verlinken. Die Jahresabrechnung des Berichtsjahres gibt es mit einem Klick als PDF aus der Kasse, die Schlussranglisten der Meisterschaften kommen beim Traktandum «Auszeichnungen» per Knopf als PDF dazu.
5. Vorschau: Ganz unten zeigen «Vorschau Einladung» und «Vorschau Protokoll», wie es aussieht, ohne etwas zu erzeugen oder zu versenden.
6. Einladung erzeugen: TargetSync baut daraus eine Ausgabe der Vereinsnachrichten mit Anrede, Titel, Datum/Ort, nummerierten Traktanden, Tabellen (Beiträge, Ämter, Programme), Beilagen und den Knöpfen «Ich komme» / «Ich bin entschuldigt». Dort gestaltet ihr sie (Logo und Farben kommen aus der Vereinsnachrichten-Vorlage), schickt eine Testmail und versendet: als Mail, in der App und als PDF zum Ausdrucken. Solange die Einladung noch Entwurf ist, aktualisiert «Einladung aktualisieren» sie aus dem Planer; nach dem Versand entsteht bei Bedarf eine neue Ausgabe.
7. Rückmeldungen und Anwesenheit: Wer kommt, wer ist entschuldigt. An der GV selbst setzt ihr «Anwesend» je Mitglied, die Zahl landet im Protokoll.
8. Nach der GV: «GV durchgeführt» drücken, dann je Traktandum den Beschluss erfassen (Ergebnis, Stimmen, Protokolltext). Beim Traktandum «Anträge» gibt es ein Ergebnis je Antrag, «Beschlüsse auf Anträge übertragen» setzt sie auf Angenommen oder Gescheitert, das Mitglied sieht es. Kopf des Protokolls (Beginn, Tagespräsident/in, Stimmenzähler/in, Totenehrung, Schluss) unten ausfüllen, «Protokoll drucken» erzeugt die fertige Seite mit Vereinslogo. «GV abschliessen» archiviert alles schreibgeschützt.

Was die Live-Daten liefern

• Letzte GV: Datum und Ort der letzten GV in TargetSync. Gibt es noch keine, ladet ihr das letzte Protokoll als Datei hoch, es wird Beilage.
• Mutationen: Eintritte im Berichtsjahr und alle mit Status «Gast/Anwärter» (werden an dieser GV aufgenommen), Austritte aus der Austrittsliste der Benutzerverwaltung, offene Aufnahmeanträge. Ohne Einträge steht «Eintritte: keine» bzw. «Austritte: keine».
• Jahresbeiträge (Tarife): die Tarif-Matrix aus Kasse → Tarife als Tabelle, der Kassier wählt, was in die Einladung kommt.
• Meisterschaften (Setup): die im Meisterschafts-Setup definierten Meisterschaften des GV-Jahres, je Meisterschaft die Programme als Tabelle (Pflicht, zählen) und das Reglement. Gibt es noch keine für das GV-Jahr, wird die abgeschlossene des Berichtsjahres übernommen, mit einem Hinweis; Änderungen macht der Schützenmeister im Setup. Das Reglement lässt sich für die Einladung umschreiben oder mit eigener Überschrift ans Ende schieben («gilt für beide Meisterschaften»), ohne dass sich im Setup etwas ändert. Mit dem Schalter «Zusätzlich Termine aus dem Jahresprogramm anzeigen» kommen Feldschiessen und Schützenfeste dazu, je Termin mit eigenem Kommentar.
• Jahresprogramm (Termine): Anlässe aus dem Terminkalender ohne Trainings, zum Beispiel Feldschiessen oder Schützenfeste.
• Auszeichnungen: die ersten drei jeder abgeschlossenen Meisterschaft des Berichtsjahres, die kompletten Schlussranglisten als PDF-Beilage.
• Anträge (traktandiert): alle Anträge mit Status «Traktandiert». Anträge, die nicht über TargetSync kamen, nimmt der Vorstand im Vorstandsprotokoll auf, genehmigt sie dort als GV-Traktandum und erfasst sie dann als Antrag.
• Kurse: Kurse des Berichtsjahres und des GV-Jahres mit Teilnehmerzahl aus dem Kurswesen. Die Jahresabrechnung kommt als PDF über die Beilagen.

Tipps

• Früh anlegen und Zuständige eintragen: Der Jahresbericht lässt sich über Wochen im Planer schreiben, nichts geht verloren.
• Ungespeicherte Änderungen merkt sich der Browser. Wer über einen Link kurz woanders hin muss und zurückkommt, findet seinen Entwurf wieder (gelber Balken, «Speichern» übernimmt ihn).
• Die Live-Daten erst kurz vor der Einladung laden, dann sind sie aktuell. Was nicht passt, einfach abwählen.
• Mitglieder sehen die nächste GV unter Verein → GV Anträge mit Traktanden, Beilagen und den Knöpfen zur An-/Abmeldung.
• Die Traktandenliste als Vorlage speichern, dann ist die nächste GV in einer Minute angelegt.