🧾 Forderungen & Rechnungen in TargetSync — Tipps & Tricks für den Kassier
Forderungen und Rechnungen machen aus jedem auf Rechnung verkauften Posten — Munition, Stich, Essen am Anlass — einen offenen Posten beim Kassier. Du sammelst sie im Posteingang und stellst mit dem Sammellauf je Mitglied eine Rechnung mit Schweizer QR-Code, per Mail oder als PDF-Stapel zum Drucken. Zahlungen verbuchst du von Hand oder per Bank-Import aus dem E-Banking, die Erinnerungen laufen automatisch. Was nie bezahlt wird, schreibst du mit Grund ab. Jeder Franken landet auf dem richtigen Konto.
Wie «auf Rechnung» funktioniert, wenn niemand mehr Zettel sammelt, Beträge im Kopf behält oder am Jahresende rät, wer was noch schuldet.
Warum du dieses Dokument liest
In fast jedem Verein gibt es sie: die Munition, die «später» bezahlt wird, den Nachdoppel «auf Rechnung», das Essen am Vereinsanlass, das jemand anschreiben lässt. Bisher landete das auf einem Zettel, in einem Excel oder im Kopf des Munitionswarts. TargetSync macht daraus einen offenen Posten — im Moment, in dem die Leistung erbracht wird. Du als Kassier siehst alle Posten an einem Ort, stellst mit einem Klick Rechnungen mit Swiss-QR-Code, verbuchst Zahlungen je Position aufs richtige Konto und hast am Jahresende die Zahlen: bar, TWINT, Rechnung — und was noch offen ist.
🧩 Die Grundregel: Geld nur einmal
Jede Leistung wird entweder bar/TWINT im Modul kassiert oder als Posten an dich übergeben — nie beides. Der Munitionswart wählt bei der Ausgabe «Rechnung», der Schützenmeister beim Stichkauf, die Anlass-Kasse beim Abschluss. Damit entsteht ein Posten mit Datum, Zweck, Betrag und Zielkonto. Du musst nichts abtippen.
Was kein Posten wird: Gäste und Nicht-Mitglieder (die zahlen bar oder TWINT), Wareneingang (das ist Kreditoren-Sache) und alles, was schon bezahlt ist.
đź“Ą Posteingang: hier landet alles
Unter Forderungen → Posteingang siehst du je Mitglied die offenen Posten, gruppiert und mit Summe. Pro Mitglied hast du drei Möglichkeiten:
- Rechnung erstellen — alle offenen Posten dieser Person werden zu einer Rechnung mit Positionen. Guthaben (z. B. aus einer Überzahlung) wird automatisch verrechnet; deckt es alles, gibt es gar keine Rechnung, die Einnahme wird trotzdem gebucht.
- Doch bar / TWINT bezahlt (Geldschein-Symbol) — wenn jemand am Schalter nachbezahlt hat. Der Posten ist erledigt, die Einnahme bucht sich aufs Zielkonto.
- Stornieren — falsch gebucht? Weg damit, mit Grund. Es wird nichts gelöscht, nur als storniert markiert.
Tipp: Lass Posten ruhig liegen und sammle. Kleinstbeträge einzeln in Rechnung zu stellen ist Aufwand für alle — die Untergrenze im Sammellauf hilft dir dabei.
📨 Der Sammellauf: einmal im Quartal reicht
Alle sammeln macht aus allen offenen Posten je Mitglied eine Sammelrechnung. Bevor etwas passiert, zeigt dir die Vorschau, wer was bekommt: Anzahl Posten, Belastung, Guthaben, Rechnungsbetrag, ob eine Mail-Adresse da ist und wer unter der Untergrenze bleibt. Erst «n Rechnungen erstellen» legt los.
- Untergrenze: Mitglieder mit weniger als z. B. 20 Franken offen bleiben liegen und laufen beim nächsten Mal mit.
- Per Mail versenden: die QR-Rechnung als PDF geht direkt ans Mitglied, zusätzlich mit Glocke in der App.
- Ohne Mail-Adresse: die Rechnung entsteht trotzdem, du bekommst eine Glocke «PDF drucken/übergeben».
Der Jahresbeitrag läuft über Kasse → Tarife wie gewohnt — neu nimmt er alle offenen Posten des Mitglieds gleich mit auf dieselbe Rechnung («Jahresbeitrag 2026 + 2 weitere Posten»). Eine Rechnung, eine Zahlung, und trotzdem landet jeder Franken auf dem richtigen Konto.
🖨️ PDF-Stapel: für die Mitglieder ohne Mail
Unter Rechnungen filterst du «Ohne Mail-Adresse» (oder was immer du brauchst) und klickst PDF-Stapel. Du bekommst ein PDF mit allen gefilterten Rechnungen, je eine Seite mit Einzahlungsschein — einmal drucken, ins Couvert, fertig. Funktioniert auch für «alle offenen Rechnungen dieses Jahres» oder eine einzelne Person.
đź’ł Zahlungen verbuchen: von Hand oder per Bank-Import
Von Hand: Bei jeder offenen Rechnung steht Verbuchen. Betrag und Datum eingeben, fertig. TargetSync verteilt die Zahlung auf die Positionen (älteste zuerst) und bucht je Position eine Einnahme aufs Zielkonto — Munition auf Munition, Stichgeld auf Stichgeld, Beitrag auf Beitrag. Teilzahlung? Die Rechnung wird «teilbezahlt» und bleibt offen. Zu viel bezahlt? Das Mitglied bekommt Mail und Glocke und wählt selbst: Gutschrift (wird mit der nächsten Rechnung verrechnet) oder Spende. Du kannst es auch selbst zuordnen, inklusive Rückzahlung.
Per Bank-Import: Im E-Banking den Kontoauszug oder die Gutschriftsanzeige als XML (ISO 20022, camt.053 oder camt.054) exportieren und unter Forderungen → Bank-Import hochladen. Jede Gutschrift bekommt eine Ampel:
- Grün — Referenz passt: Die QR-Referenz der Rechnung steckt in der Zahlung. Vorausgewählt, du musst nur noch «verbuchen» klicken.
- Gelb — Vorschlag: Keine Referenz, aber Betrag und Name passen zu genau einer offenen Rechnung. Häkchen setzen, wenn es stimmt.
- Grau — Unklar: Du ordnest per Dropdown eine Rechnung zu — oder wählst «Ignorieren» (z. B. Sponsoring, das du ohnehin im Journal buchst).
Was schon importiert wurde, erkennt TargetSync beim nächsten Upload und überspringt es. Die Datei selbst wird nicht gespeichert — nur deine Entscheide.
Tipp: Erkläre den Mitgliedern einmal, dass sie den QR-Code scannen sollen statt die IBAN abzutippen. Dann ist praktisch jede Zahlung grün.
đź”” Erinnerungen: laufen von allein
Nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt TargetSync automatisch eine freundliche Erinnerung mit dem PDF — im Abstand, den du unter Einstellungen festlegst, und höchstens so oft, wie du willst. Danach bekommst du eine Glocke «Nachfassen». Keine Mahngebühren, kein Mahnstufen-Drama. Wer das nicht will, schaltet die Erinnerungen dort ab; «Jetzt prüfen» stösst sie manuell an.
🗄️ Abschreiben, wenn es nicht mehr kommt
Manchmal kommt das Geld nie: Austritt ohne Adresse, Todesfall, Vorstandsbeschluss. Bei der Rechnung wählst du Abschreiben und gibst den Grund an. Die Rechnung gilt als «abgeschrieben (uneinbringlich)», Erinnerungen hören auf, es wird nichts ins Journal gebucht — es ist ja nie Geld geflossen. Im Jahresbericht erscheint der Betrag als eigene Zeile «Abgeschrieben», damit die GV weiss, was verloren ging. Das Mitglied sieht die Rechnung als «erlassen». Und falls das Geld doch noch kommt: «Aufheben» macht die Rechnung wieder offen.
đź“Š Was du am Jahresende hast
- Bilanz → Jahresabschluss: Offene Posten (nicht gestellt · gestellte Rechnungen offener Rest · Guthaben der Mitglieder · Abgeschrieben) und der Block «Einnahmen nach Zahlungsart» je Modul: bar, TWINT, Rechnung (davon bezahlt / offen). Auch im PDF.
- Excel: Knopf «Excel» unter Forderungen — drei Blätter (Posten, Rechnungen, Je Mitglied), wahlweise fürs ganze Jahr. Für die Revisoren oder wenn du selbst nochmal rechnen willst.
- Je Mitglied: Wer schuldet was, mit einem Klick aufgeklappt bis zum einzelnen Posten.
👤 Was das Mitglied sieht
Unter Meine Spesen & offene Beträge (Reiter «Offene Beträge»): die Posten, die noch nicht in Rechnung gestellt sind, die eigenen Rechnungen mit PDF-Download, Guthaben — und bei einer Überzahlung die Frage «Gutschrift oder Spende?». Auf dem Dashboard erinnert die Kachel «Forderungen & Rechnungen» an offene Beträge. Beim Stichkauf kann das Mitglied «Auf Rechnung» wünschen; der Schützenmeister gibt frei.
⚙️ Einstellungen, die du einmal machst
- Vereinsadmin → Stammdaten: IBAN (oder QR-IBAN), Strasse, PLZ, Ort — ohne sie gibt es keinen QR-Code. Mit einer QR-IBAN nutzt TargetSync automatisch die 27-stellige QR-Referenz, sonst die SCOR-Referenz — beides liest die Bank maschinell.
- Forderungen → Einstellungen: Zahlungsfrist, Untergrenze Sammellauf, Erinnerungen (Abstand, Anzahl, an/aus), und ob Munitionswart oder Schützenmeister eine Rechnung sofort per Mail verschicken dürfen (Standard: nein — sie legen nur Posten an, du stellst die Rechnung).
âť“ Kurz beantwortet
Ein Posten ist falsch — löschen? Stornieren mit Grund. Ist er schon in einer Rechnung, stornierst du die Rechnung (Positionen kommen zurück in den Posteingang) oder buchst eine Gutschrift.
Jemand hat bar bezahlt, die Rechnung ist aber schon raus. Verbuchen mit Häkchen «bar beim Kassier bezahlt» — die Buchung bekommt den Vermerk.
Die Bank-Datei wird nicht erkannt. Es muss ein camt.053/054 (XML) sein, kein CSV und kein PDF. Im E-Banking heisst das meist «Kontoauszug ISO 20022» oder «Detailavisierung XML».
Alte Rechnungen ohne PrĂĽfziffern? Rechnungen von vor dem Bank-Import haben eine einfache Nummer; der Abgleich findet sie ĂĽber den Mitteilungstext oder du ordnest sie per Dropdown zu. Neue Rechnungen haben immer die strukturierte Referenz.