🧾 Beiträge & Tarife in TargetSync — Tipps & Tricks für Kassiere
Wie der Jahresbeitrags-Einzug vom gefürchteten Frühjahrs-Ritual zum Dreiklick wird — inklusive Schweizer QR-Rechnung.*
Warum du dieses Dokument liest
Der Beitragseinzug ist die undankbarste Disziplin des Kassier-Amts: Wer zahlt wie viel? Wer hat schon? Wer „hat's vergessen"? Früher hiess das: Excel-Liste, Serienbrief, Einzahlungsscheine, und drei Monate später der Abgleich von Hand — mit dem berühmten Mitglied, das bar an der Vereinsübung zahlt und dessen Zwanziger dann in der Liste fehlt.
Beiträge & Tarife macht daraus eine Maschine: Tarife einmal definieren, Rechnungen auf Knopfdruck, QR-Zahlteil inklusive, und der Zahlungsstand pflegt sich beim Verbuchen von selbst. Hier steht, wie du sie fütterst.
đź’° Die Tarif-Matrix: Einmal denken, fĂĽr immer rechnen
Herzstück ist die Matrix: Pro Mitglieder-Status (SSV) ein Beitragssatz. Aktive zahlen X, Veteranen Y, Jungschützen Z, Ehrenmitglieder — na ja, ihr wisst schon. Du pflegst die Beträge einmal, TargetSync weiss ab dann für jedes Mitglied automatisch, was fällig ist. Neues Mitglied? Bekommt seinen Status — und damit seinen Tarif. Keine Sonderliste, kein Nachrechnen.
Der Spezialtrick «Offener Betrag»: Für Status-Gruppen wie Gönner oder Passivmitglieder kannst du statt eines Fixbetrags einen offenen Betrag aktivieren — die Rechnung geht ohne fixen Betrag raus, und was reinkommt, wird sauber verbucht. Grosszügigkeit bekommt einen offiziellen Kanal. (Und zahlt jemand mehr als seinen Fixbeitrag, bucht TargetSync den Überschuss automatisch als Spende auf ein eigenes Konto — der Smart-Split. Kein Rappen versickert.)
Wichtig: Mitglieder mit Tarif 0 und ohne Offener-Betrag-Regel gelten als „nicht fakturierbar" und werden dir separat angezeigt — damit niemand aus Versehen durchrutscht, aber auch niemand eine Null-Rechnung bekommt.
đź”® Die Prognose: Wissen, was kommt, bevor es kommt
Die Prognose-Karte rechnet dir vor dem Einzug aus, was das Beitragsjahr bringen sollte: alle fakturierbaren Mitglieder × ihre Tarife = Soll-Einnahme des Jahres. Das ist deine Budgetzahl für den Vorstand — und später deine Messlatte: Die Jahresbeitrags-Karte zeigt laufend Soll gegen Ist.
Tipp: Prognose VOR der GV ziehen. Wenn der Vorstand über eine Beitragserhöhung diskutiert, änderst du testweise die Matrix, liest die neue Prognose ab — und lieferst die Entscheidungsgrundlage in Echtzeit. Eindrucksvoller wird Kassier-Arbeit nicht.
đź“® Der Beitrags-Einzug (Inkasso): Der grosse Knopf
Jahr wählen, prüfen, Rechnungen generieren — TargetSync legt für jedes fakturierbare Mitglied eine Rechnung «Jahresbeitrag [Jahr]» an, mit dem Betrag aus seiner Matrix. Auf Wunsch gehen die Rechnungen direkt per E-Mail raus — als PDF mit Schweizer QR-Zahlteil (ja, ein echter, scanbarer: IBAN, Referenz, Betrag — das Mitglied hält die Handy-Kamera drauf und ist fertig).
Danach wird die Seite zu deinem Einzugs-Cockpit:
- Ampel pro Mitglied: offen / bezahlt — auf einen Blick, wer noch schuldet.
- Einzelversand: Mail beim Erstellen nicht verschickt oder jemand «hat nie etwas bekommen»? Ein Klick, die Rechnung geht (nochmal) raus. Der Zähler zeigt dir, wie viele Mails noch pendent sind.
- Persönliche Nachricht: Der freundliche Satz für die zweite Erinnerung — direkt an die Rechnung gehängt, ohne separates Mail-Programm. („Lieber Ruedi, die GV hat beschlossen…" wirkt Wunder.)
- Zahlung bestätigen: Barzahler an der Vereinsübung? Zahlung direkt hier bestätigen — Rechnung ist beglichen, Buchung sitzt auf dem Beitragskonto, Ampel wird grün. Der Zwanziger aus der Hosentasche hat endlich ein Zuhause.
🔗 Was im Hintergrund für dich mitläuft
- Das Jahresbeitrags-Systemkonto führt Soll und Ist automatisch — es ist gegen manuelle Buchungen gesperrt (die Kassen-Brandmauer), damit da niemand «kurz was geraderückt». Zahlungseingänge laufen nur über den offiziellen Weg.
- Smart-Split bei Überzahlung: Zu viel bezahlt = automatisch Spende, separat verbucht. Zu wenig bezahlt = Rechnung bleibt teiloffen statt fälschlich erledigt.
- Jahresabschluss: Beitragseinnahmen landen sauber in der Kategorie Mitgliederbeiträge — die GV-Jahresrechnung stimmt ohne Nacharbeit.
- Mitgliederdaten: Status pflegt der Vorstand in der Mitgliederverwaltung — du erbst ihn nur. Stimmt dort der Status, stimmt bei dir der Betrag. (Stimmt er nicht, weisst du jetzt, wen du freundlich anschreibst.)
⚡ Die fünf Einzugs-Gebote (ins Kassenbuch-Deckblatt kleben)
- Erst Matrix und Mitglieder-Status prüfen, dann generieren — die Rechnung ist nur so gut wie der Status dahinter.
- Prognose vor dem Einzug ziehen — dann weisst du, ob am Ende etwas fehlt, und wie viel.
- Barzahlungen sofort bestätigen — der Zwanziger von der Vereinsübung ist am nächsten Morgen nur noch eine vage Erinnerung.
- Die Nicht-Fakturierbaren-Liste einmal pro Jahr durchgehen — jeder Name dort ist entweder korrekt gratis oder ein vergessener Tarif.
- Persönliche Nachricht statt Mahn-Drohung — im Verein zahlt man aus Verbundenheit, nicht aus Angst. Die Funktion ist dafür gebaut.
Der Moment, in dem du im März sagst: «Beitragseinzug? Läuft seit Januar, 87 % bezahlt, Rest hat gestern die Erinnerung bekommen» — genau dafür gibt es diese Seite. Der ungläubige Blick des Präsidenten ist inklusive. 🎯